| Portaria nº 745, de 21.07.2014
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PORTARIA SEFAZ No 745, de 21 de julho de 2014.
Institui Comissão Especial de Avaliação de Documentos de Arquivos Públicos no âmbito da Secretaria da Fazenda – SEFAZ, e adota outras providências.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 42, § 1o, incisos II e IV da Constituição do Estado, e em consonância ao disposto no inciso II, do art. 3o da Lei Estadual no 2.571, de 21 de março de 2012, que dispõe sobre a gestão dos documentos de arquivos públicos no âmbito do Estado do Tocantins, e adota outras providências, resolve:
Art. 1o É instituída comissão especial com a finalidade de analisar, avaliar e selecionar os documentos de arquivos públicos relativos às áreas administrativa, inclusive recursos humanos, contábil e fiscal da Secretaria da Fazenda para efeito de guarda permanente e eliminação dos destituídos de valor.
Art. 2o Consideram-se documentos de arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pela SEFAZ em decorrência do exercício de suas atividades.
Parágrafo único. Os documentos públicos são identificados como: correntes, intermediários e permanentes, classificados em função de sua temporalidade:
I – correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas frequentes;
II – intermediários: aqueles que, não sendo de uso corrente, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; e
III – permanentes: os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 3o Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Art. 4o A eliminação de documentos dar-se-á por incineração ou destruição mecânica, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio.
Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados, devendo ser preservados ou recolhidos ao arquivo central do Estado.
Art. 5o Compete à comissão ora instituída a verificação da existência de legislação específica acerca da eliminação de documentos que compõem a massa documental arquivada pela SEFAZ.
§ 1o Na ausência de legislação específica, a comissão realizará estudo sobre os documentos de natureza fiscal, contábil, administrativa e de recursos humanos a serem eliminados, bem como definir os respectivos prazos de decadência.
§ 2o Para a definição dos prazos definidos no parágrafo anterior, a Comissão poderá valer-se da contribuição e responsabilização de todos os setores da estrutura organizacional da SEFAZ.
Art. 6o Designar os servidores relacionados a seguir para, sob a presidência do primeiro, comporem a referida Comissão Especial:
a) Ivanildo Carvalho, Auditor Fiscal da Receita Estadual, no funcional 274097-1;
b) Danyella Curcino Ribeiro Olebar, Assistente Administrativo, no funcional 1279394-1;
c) Helena Afonso da Silva Soares, Técnico em Contabilidade, no funcional 582910-2;
d) Rosa Maria Arruda Alencar Amaral, Assistente Administrativo, no funcional 543643-3;
e) Natanael Pereira Lopes, Assistente Administrativo, no funcional 276355-2;
f) Elizete Leite de Carvalho, Assistente Administrativo, no funcional 290900-2.
Parágrafo único. Nas ausências ou impedimentos do presidente assume a servidora Danyella Curcino Ribeiro Olebar.
Art. 7o Compete à Comissão Especial apresentar ao Secretário de Estado da Fazenda relatório consubstanciado do estudo realizado, inclusive proposta de tabela de temporalidade de documentos públicos, no prazo máximo de sessenta dias, contado da data da publicação desta Portaria.
Art. 4o Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MARCELO OLÍMPIO CARNEIRO TAVARES
Secretário